プライバシー情報とは何か？

企業にとって顧客の情報はビジネスを行う上で非常に重要なものですが、その管理をしっかりと行っていないと思わぬトラブルに巻き込まれる恐れがあります。特に、プライバシー情報については厳格な管理が求められており、万が一、流出したとなると経営への大きなダメージにつながる可能性もあるため、しっかりとした体制整備が必要です。「プライバシー」というのは、他人の干渉を許さない、各個人の私生活上の自由であるとされており、「プライバシー情報」というのは、他人の目にさらされたくないような各個人の私生活に関する情報であると定義されています。家族構成や親族関係だけでなく、過去の購買履歴や送信したメールの内容なども幅広くプライバシー情報に含まれる点に注意しなければなりません。

プライバシー情報の管理方法

では、企業が顧客のプライバシー情報を知得した場合には、どのように管理すれば良いのでしょうか。基本的には、取得した目的の範囲内でのみ情報を利用するようにし、社内の人間であっても知る必要がない者にはなるべくアクセスさせないようにしっかりとしたセキュリティ管理を行うことがポイントとなります。プライバシー情報を紙などの物理的な媒体で入手した場合には、その媒体の保管場所を施錠管理するのが必須ですし、電子データで入手した場合には、そのデータが保存されているサーバーなどにアクセス権を設定して関係者以外から遮断するようにすると良いでしょう。あらかじめプライバシーポリシーなどを制定して、それに沿って管理するのも有効です。

シュレッダーを使えば、個人情報などを含む紙、CD、DVDなどを細かく裁断して捨てることができ、情報流出を防ぐのに役立ちます。